ENECO Energie - het onzichtbare netwerk

Naar Eneco

Hoe weet een energiebedrijf waar men moet graven, als er onverhoopt een gaslek is? Of waar welke elektriciteitskabels naar toe lopen, zodat ze niet geraakt worden bij de renovatie van een oude stadswijk? Of welk leidingmateriaal naar verloop van tientallen jaren dienst nu aan vervanging toe is?

Het antwoord is: GIS, ofwel geografische informatiesystemen. Anders dan de alledaagse administratieve computerprogramma's die we allemaal kennen, zijn deze heel specifiek gericht op het 'ruimtelijke' aspect. Oftewel, waar precies (met x, y en z-coördinaten) ligt welke buis en leiding, hoe is die aangesloten op andere onderdelen, en hoe is dat allemaal onder en boven de grond verbonden met elkaar?

Een typisch GIS kan dit soort informatie niet alleen opslaan en daarmee het een plaatsje in de ruimte geven, maar ook de eigenschappen van al het gebruikte materiaal en de onderdelen vastleggen. Zo wordt het mogelijk om berekeningen uit te voeren om te zien of er nog voldoende capaciteit is voor het gas- en elektriciteitsnet. Uiteraard is het nodig om bij de aanleg of vervanging deze gegevens netjes en compleet in te voeren in het systeem. En daarbij is de historie een factor.

Een energiebedrijf als Eneco is niet 'zomaar' ontstaan. Het is in feite een fusieorganisatie van eerdere nutsbedrijven, waaronder gemeentelijke onderdelen en andere organisaties die in de loop van de tijd verantwoordelijk zijn geweest voor energieproductie en -levering. Die verantwoordelijkheid verschilde vaak ook per regio.

Met het verschuiven van taken van overheid naar commerciële energiebedrijven en met de ontstane zelfstandige relaties met de Nederlandse afnemers is de accuratesse van gegevens van steeds groter belang. Een energiebedrijf moet niet alleen sneller en effectiever reageren, maar ondertussen ook zich op concernniveau buigen over de strategische beslissingen rond bijvoorbeeld preventieve vernieuwing en uitbreiding van het gas- en elektriciteitsnet.

Het is natuurlijk erg lastig om dan te werken met verschillende systemen en, in sommige gevallen, met niet-geautomatiseerde bronnen als formulierarchieven en papieren kaartmateriaal.

Pure Projects werd gevraagd een programma op te zetten en te leiden dat tot doel had de diversiteit van systemen en andere bronnen sterk terug te brengen.

Dit programma, genaamd Condor, had maar liefst 23 verschillende bronnen en bronsystemen te beschouwen. Uiteraard varieerde de kwaliteit van de gegevens en de bruikbaarheid sterk, en daar moest rekening mee worden gehouden. Na een succesvolle uitbesteding aan een Hongaars GIS-bedrijf kon een start worden gemaakt met de digitalisering van papieren kaartmateriaal, formulieren en met de geautomatiseerde conversie van miljoenen gegevens naar het concernbrede E-GIS systeem.

De reden overigens dat dit alles in programmavorm en niet als project werd gedaan had te maken met de veranderopdracht die besloten lag in het doel. Het installeren en vullen van een computersysteem is uiteindelijk niet voldoende om een goed gebruik te waarborgen. De opleiding en training, maar ook de overwinning van bezwaren uit de gebruikersorganisatie zijn allemaal voorwaarden voor het kunnen boeken van enige opbrengst.

Het risico in technologische organisaties als Eneco is dat dit aspect wordt gemist, en men de oplossing uiteindelijk niet gebruikt op de werkplek. Om die reden is organisatie-implementatie als een integraal onderdeel van het programma direct van start gegaan, naast de technische werkzaamheden.

Een andere goede reden om activiteiten in een programma-structuur onder te brengen is als er verandering wordt verwacht in de organisatiestructuur of -strategie. Het Condor-programma met een (verkorte) looptijd van drie jaar had te maken met ingrijpende organisatieveranderingen bij Eneco, waaronder de splitsing in Stedin en Joulz, vanwege de nieuwe Energiewet. In een vrije energiemarkt wordt voor de consument onderscheid gemaakt tussen transport en de levering (plus productie) van energie.

In Nederland ligt een uitgebreid elektriciteit- en gasnetwerk. Alle energieleveranciers, zowel de ‘oude’ als de nieuwe maken daar verplicht gebruik van. Door de splitsing wordt voorkomen dat een energiebedrijf er belang bij heeft om andere energieleveranciers te weren van zijn netwerk.

Het onderverdelen van het energiebedrijf in twee delen heeft vooral een commerciële achtergrond, maar om eerlijke concurrentie mogelijk te maken mag het ene bedrijfsonderdeel het andere niet 'sponsoren', bijvoorbeeld door het zomaar toestaan van gebruik van de GIS-gegevens. Begrijpelijkerwijs had deze structuurverandering voor het opdrachtgeverschap én de doelstellingen van Condor de nodige implicaties. Een programmastructuur maakt het mogelijk daar relatief flexibel op te reageren, beter dan een project met een vaststaande scope.

Condor is uiteindelijk succesvol afgerond en heeft veel kunnen bijdragen aan de harmonisatie en standaardisatie van de GIS-gegevens van Eneco. Daarnaast was het voor Eneco een voorbeeld van flexibel programma- en projectmanagement, met een scherp oog voor de organisatieverandering zowel als de technische kwaliteit van de resultaten.

De aanpak bij Condor heeft aan de wieg gestaan van de door Pure Projects ontwikkelde aanpak Projects by Design™.